アマゾン輸入の顧客対応テンプレートまとめ!今すぐ使えてコピペOK

今回は、個人輸入ビジネスで必要最低限用意しておくべききメールの例文・テンプレートをご紹介致します。

店舗と違ってネットショップの場合は、お客様と顔を合わせずに メールにての対応がほとんどになりますので、丁寧な対応や迅速なレスポンスが何よりも大切です。

通常の受発注通知、発送通知メールだけでなく、 万が一のトラブルに備えて、事前にフォローテンプレートを準備しておくと安心でスムーズです。

こちらはあくまでも定型文・テンプレートとなりますので、 参考にしてオリジナルを作成してみてください。

Amazon輸入販売で最低限用意しておくべきメールの種類

  • 商品問合せ:お客様から希望の商品の在庫の有無を伝えるメール
  • 注文確認 :注文完了後に自動で受け付けたことをお客さまへ伝えるメール
  • 発送完了 :商品の発送が完了したことをお客さまへ伝えるメール
  • 発送遅延のお詫び:輸送上の事情で商品がお届け予定日までに届かない際にお客様にお詫びをするメール
  • 商品の欠品による返品・交換のお詫び:商品の欠品の際にお客様にお詫びをするメール
  • 商品の破損による返品・交換のお詫び:輸送中の事故で商品が破損していた際にお客様にお詫びをするメール

必要最低限用意しておくと良い定型文7撰

商品の問合せメール例文・テンプレート

個人輸入ビジネスでネットショプ運営をしていると、お客さまから『商品の在庫があるかどうか』『商品のお届けまでどれくらい時間がかかるか』『商品の色やサイズ』について、様々なお問い合わせをいただくことがあります。

店舗と違って、カタログ上での販売になりますのでお客様のご希望に合う商品かどうかを確認するためにも、商品説明や価格、重量等を詳しくお伝えすると良いでしょう。

また、輸入商品のためお客さまのお届けまでに2〜3週間かかることは事前にお伝えしておきましょう。

 

〇〇様

ご連絡を頂きまして、誠にありがとうございます。

お客様がお探しの商品はこちらでよろしいでしょうか。

下記にて商品ページをご連絡差し上げますので、 ご確認の程、宜しくお願い致します。 =====================================================

【商品名】

【商品説明】

【商品サイズ・重量】

【商品代金】

【商品ページ】URL

=====================================================

尚、こちらの商品はお取り寄せ商品となりますので、

ご希望でしたら、ご注文頂いてからお客様へお届けするのに
2〜3週間お時間を頂いております。

また、ご希望の商品と異なる等、何かございましたら
ご連絡を頂きましたら幸いでございます。

何卒宜しくお願い致します。

—————————————————-
○○ショップ
営業日:月~金○○:○○~○○:○○
定休日:土日祝 定休日にいただいたご連絡に関しましては
翌営業日にご回答させていただきます。
住所:〒○○○-○○○
東京都◎◎区◎◎町1-2-3
TEL:03-****-****
店舗連絡先:◎◎@***.co.jp
—————————————————-

注文確認メール例文・テンプレート  

お客さまから輸入商品のご注文をいただいた際に送るメールの例文をご紹介いたします。輸入商品のお届けまでの注意点もあらかじめお伝えしておくことで、万が一のクレームなどを避けることができます。

以下の内容を事前に記載しておくと良いでしょう。

  • 商品お届けまでの日数
  • 通関時に商品が開封され、外箱に傷がつく可能性がある
  • 並行輸入品は保証書がついていない
  • 取扱説明書は英語表記
  • 家電商品のプラグ

 

△△△△様
この度は、数ある店舗の中から〇〇ショップをご利用いただきまして、
誠にありがとうございます。
以下の内容でご注文をお受けいたしましたので
ご確認をお願いいたします。

<注文情報>
——————————————
[受注番号] ○○○○○○○
[お支払方法] クレジットカード
[配送方法] 宅配便
[お届け先] ご本人様宛 〒○○○-○○○○ ○○県○○市○○○
――――――――――――――――――――――
[購入品] ○○○○○○○
——————————————
価格:○○○○(円) × ○(個) = ○○○○(円) (税込、送料込)
小計:○○○○(円)
消費税:○(円)
送料:○(円)
ポイント利用:○(円)
——————————————
合計:○○○○(円)
——————————————

お買い求めいただきました商品を
無事にお届けできますように、
細心の注意を払ってまいります。

————–並行輸入品の注意点————–
<<通関時に、外箱が開封されます>>
全ての海外直輸入品は通関手続きの際に開封検査を受けます。
輸送中や通関検査時に外箱にダメージが生じる事があります。

<<日本語説明書に関して>>
一部商品を除き取扱説明書は、
※英語表記※となります。

<<家電製品の電圧に関して>>
家電類のコンセントが日本の規格外の場合は
別途変換アダプターをご用意下さい。
海外製品を日本国内で使用する際に
電圧不足で出力が低下する場合がありますが、
変圧プラグのご利用で解消されますのでお試し下さい。

————–初期不良・破損品について————–
<<日本国内での保証に関して>>
並行輸入品は日本でのメーカー保証制度はありません。

<<商品の初期不良に関して>>
当店では商品受け取り後30日以内の初期不良・破損は返金対応致します。

※パッケージのダメージは保証の対象外となります。

————–配送について—————————-
<<受注~お届けまでの流れ>>
まず米国の自社倉庫より配送業者へ発送します。
その後、配送業者より日本への出荷時に追跡番号をお知らせ致します。
日本の自社倉庫に到着、検品致します。

発送後に改めて配送業者と追跡番号をご案内します。
米国からのお取り寄せの為、関税で止まってしまう事や、
天候により多少前後致しますが、
概ね2週間から3週間の到着見込みでございます。
商品の到着まで、今暫くお待ち下さい。

商品到着まで、どうぞよろしくお願いいたします。
—————————————————-
○○ショップ
営業日:月~金○○:○○~○○:○○
定休日:土日祝 定休日にいただいたご連絡に関しましては
翌営業日にご回答させていただきます。
住所:〒○○○-○○○
東京都◎◎区◎◎町1-2-3
TEL:03-****-****
店舗連絡先:◎◎@***.co.jp
—————————————————-

商品発送完了メールの例文・テンプレート  

お客さまからご注文頂いた商品を発送した際に送るメールの例文をご紹介いたします。輸入商品になるため、お客さまへのお届けまで2〜3週間かかる場合も多いです。

そのため、お客さまが本当に商品が届くのか不安に思うことも少なくありません。

クレームにならないためにも、事前にこまめに連絡を入れておくことは大切です。海外から発送した際、日本の倉庫から発送した際には、商品追跡番号が異なりますので、それぞれ発送完了した際にご連絡をしておくと良いでしょう。

  • 海外から転送会社を通して発送する場合
  • 日本の倉庫からお客様へ発送する場合

 

<海外から転送会社を通して発送する場合>

〇〇様

この度は、たくさんあるショップの中から 当ショップをお選び頂きまして、誠にありがとうございます。

お荷物状況を確認致しました所、お客様のお荷物は 現在、アメリカの倉庫から配送会社へ発送手配中でございます。アメリカ倉庫から発送致しました追跡番号は、以下の通りとなります。 ====================================

《運送会社》

フェデックス
https://www.fedex.com/ja-jp/home.html

USPS
https://track.aftership.com/usps/CF336409104US?

UPS
https://www.ups.com/track?loc=ja_JP&requester=WT/trackdetails

DHL
http://www.dhl.com/en/express/tracking.html?AWB=2880077712&brand=DHL

《追跡番号》:#〇〇

《日本倉庫到着予定日》:○/○(○)

====================================

転送会社で検品・確認後、税関の審査を通り 日本の運送会社からお客様へのお届けとなります。
常に商品の所在を確認しておりますので、 またポイント毎に、追跡番号をお知らせ致します。

もうしばらくお待ち下さいませ。
今後ともどうぞよろしくお願い致します

今回のご注文内容は下記の通りです。
—————–【注文情報を記載】—————————–
[受注番号]○○○○○○○
[注文日時]○○年○月○日
[ご注文者] ○○ 様
[支払方法] クレジットカード決済
[商品名] ○○○○○○○○○○
[商品代金] ○○○円
[送料] ○○○円
[合計] ○○○円
———————————————————————

※天候・交通状況により、入荷が遅れ発送日が変更となる場合ございます。
予めご了承頂きますようお願い致します。

商品到着まで今しばらくお待ちくださいませ。
どうぞよろしくお願い申し上げます。

—————————————————-
○○ショップ
営業日:月~金○○:○○~○○:○○
定休日:土日祝 定休日にいただいたご連絡に関しましては
翌営業日にご回答させていただきます。
住所:〒○○○-○○○
東京都◎◎区◎◎町1-2-3
TEL:03-****-****
店舗連絡先:◎◎@***.co.jp
—————————————————-

<日本の倉庫から発送完了した場合>

○○様
先日は当店をご利用いただき誠にありがとうございます。
【ネットショップ名】の店長○○と申します。
先日は当店をご利用いただき誠にありがとうございました。

本日、ご注文いただきました商品を日本の倉庫から発送をいたしましたので、
ご連絡いたします。

商品の配達はご指定いただいた日時にて、指定させていただいております。

━━━━【重要:配達時間指定についてのご理解とご協力について】━━━━━━━
物流の配送量が増加している関係で、 ご注文の際に配達時間のご指定をいただいた場合でも
配送状況によっては、ご希望の時間にお届けできないことがございます。
お客様には大変ご迷惑をおかけしており、誠に申し訳ございません。 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

お荷物の配送状況を以下から確認していただけます。
お荷物伝票番号を入力して発送状況をご確認ください。
—————–【お荷物追跡番号を記載】—————–
[お荷物追跡番号]○○○○○○○○○○○
[配送方法]○○○○○○○○(例:メール便・ゆうパック)
——————————————————————–

※お荷物伝票番号を確認されるタイミングによっては、
まだお荷物伝票番号がシステムに反映されていない場合がございます。

お時間をあけてから再度ご確認下さいますようお願いいたします。

—————–【商品の追跡URL】————————–
日本郵便(ゆうパック)
https://trackings.post.japanpost.jp/services/srv/search/input
ヤマト運輸
http://toi.kuronekoyamato.co.jp/cgi-bin/tneko
佐川急便
http://k2k.sagawa-exp.co.jp/p/sagawa/web/okurijoinput.jsp

福山通運
https://corp.fukutsu.co.jp/situation/

西濃運輸
https://track.seino.co.jp/kamotsu/GempyoNoShokai.do

———————————————————————–

今回のご注文内容は下記の通りです。
—————–【注文情報を記載】—————————–
[受注番号]○○○○○○○
[注文日時]○○年○月○日
[ご注文者] ○○ 様
[支払方法] クレジットカード決済
[商品名] ○○○○○○○○○○
[商品代金] ○○○円
[送料] ○○○円
[合計] ○○○円
———————————————————————

※天候・交通状況により、入荷が遅れ発送日が変更となる場合ございます。
予めご了承頂きますようお願い致します。

商品到着まで今しばらくお待ちくださいませ。
どうぞよろしくお願い申し上げます。

—————————————————-
○○ショップ
営業日:月~金○○:○○~○○:○○
定休日:土日祝 定休日にいただいたご連絡に関しましては
翌営業日にご回答させていただきます。
住所:〒○○○-○○○
東京都◎◎区◎◎町1-2-3
TEL:03-****-****
店舗連絡先:◎◎@***.co.jp
—————————————————-

商品注文キャンセルメール例文・テンプレート

個人輸入ビジネスで頻繁に起こるのが「注文のキャンセル」です。 せっかく入った注文がキャンセルになるのは非常に残念なことですが、ネットショプ運営では避けて通れません。

今回は「注文のキャンセル」のメールの例文をご紹介いたします。

<お客様都合の場合>

[ネットショップ名]○○様 キャンセル手続完了のご連絡

———————————————————————-

このメールはお客様の注文に関する大切なメールです。
必ず内容をご確認下さい。
———————————————————————-

○○様

先日は当店をご利用いただき誠にありがとうございます。

【ネットショップ名】の店長○○と申します。

お客様からのキャンセルのご依頼について承知いたしました。
先ほどご注文をキャンセルいたしましたのでご連絡いたします。

クレジットカード決済のお客様につきましては
クレジットカードの与信も解除しておりますので
ご安心くださいませ。

今回のご注文内容は下記の通りです。

—————–【注文情報を記載】—————–

[受注番号]○○○○○○○
[注文日時]○○年○月○日 ○:○:○
[ご注文者] ○○ 様
[支払方法] クレジットカード

[商品名] ○○○○○○○○○○

[商品代金] ○○○円
[送料] ○○○円
[合計] ○○○円

—————————————————-

では、またの機会がございましたらよろしくお願い致します。

ご利用頂きありがとうございました。

<店舗都合のキャンセルの場合>

【件名】
[ネットショップ名]○○様 商品終売のためキャンセルのお詫び
———————————————————————-
このメールはお客様の注文に関する大切なメールです。
必ず内容をご確認下さい。
———————————————————————-
○○様
先日は当店をご利用いただき誠にありがとうございます。
【ネットショップ名】の店長○○と申します。
ご注文いただきました商品が、現在メーカーで生産終了していることがわかりました。
大変申しわけございません。
つきましては、せっかくご注文いただきましたところ
大変恐れ入りますが、今回のご注文をキャンセルとさせていただきます。

今回のご注文内容は下記の通りです。

—————–【注文情報を記載】—————–

[受注番号]○○○○○○○
[注文日時]○○年○月○日 ○:○:○
[ご注文者] ○○ 様
[支払方法] 銀行振込

[商品名] ○○○○○○○○○○

[商品代金] ○○○円
[送料] ○○○円
[合計] ○○○円

—————————————————-

今後このようなことがないよう、商品管理を徹底してまいります。
何卒ご容赦下さいますようお願い申し上げます。

この度は、お客様にご迷惑をおかけ致しまして
誠に申訳ございませんでした。

—————————————————-
○○ショップ
営業日:月~金○○:○○~○○:○○
定休日:土日祝 定休日にいただいたご連絡に関しましては
翌営業日にご回答させていただきます。
住所:〒○○○-○○○
東京都◎◎区◎◎町1-2-3
TEL:03-****-****
店舗連絡先:◎◎@***.co.jp
—————————————————-

商品欠品のお詫びメールの例文・テンプレート  

ご注文頂いた商品を発送する際に、在庫欠品のため「商品を発送できなくなるという事態が起こることがあります。こちらでは、商品欠品の際に対応すべきお詫びメールの例文をご紹介します。

【○○ショップ】商品欠品のご連絡とお詫びにつきまして

△△△△様
この度は、ご注文いただき誠にありがとうございます。
○○ショップ運営責任者△△です。

ご注文をいただきました商品の在庫を確認したところ、
現在、在庫が切れておりました。

今後の生産は未定のため、誠に申し訳ございませんが、
ご注文をお受けすることができかねます。

心からお詫び申し上げます。

この度のご注文は、 この後すぐにキャンセル処理を
させていただきます。

今後、さらに在庫管理を厳しくしてまいりますので、
引き続きお引き立ての程、何卒宜しくお願い申し上げます。

欠品につきまして今回は大変ご迷惑をおかけいたしました。
心よりお詫び申し上げます。

—————————————————-
○○ショップ
営業日:月~金○○:○○~○○:○○
定休日:土日祝 定休日にいただいたご連絡に関しましては
翌営業日にご回答させていただきます。
住所:〒111-1111 東京都◎◎区◎◎町1-2-3
TEL:03-****-****
店舗連絡先:◎◎@***.co.jp
—————————————————-

商品在庫入荷メールの例文・テンプレート

ご注文頂いた商品が欠品しても、『再入荷される』場合があります。こちらでは、商品再入荷の際に対応すべきメールの例文をご紹介します。

△△△様
いつも当店をご利用頂きまして、誠にありがとうございます。
○○ショップです。 お問い合わせを頂いておりました商品が
本日入荷をいたしましたので、ご連絡をさせて頂きました。

在庫には限りがございますので、
できるだけ早めにお買い上げいただけますよう
よろしくお願い致します。
—————————————————-
○○ショップ

営業日:月~金○○:○○~○○:○○
定休日:土日祝
定休日にいただいたご連絡に関しましては
翌営業日にご回答させていただきます。

住所:〒111-1111 東京都◎◎区◎◎町1-2-3
TEL:03-****-****
店舗連絡先:◎◎@***.co.jp
—————————————————-

商品遅延のお詫びメールの例文・テンプレート

ご注文頂いた商品を輸入する際に、様々な事情で「商品をお届け予定日までにお届けできなくなるという事態が起こることがあります。こちらでは、商品遅延の際に対応すべきお詫びメールの例文をご紹介します。

<通関作業で商品遅延が生じている場合>

○○様

先日は当店をご利用いただき誠にありがとうございます。

【ネットショップ名】の店長○○と申します。
先日は当店をご利用いただき誠にありがとうございました。

ご注文いただきました商品の発送についてですが、
通関作業に時間がかかっており配達遅延が発生しております。

お急ぎの所誠に申訳ございません。
配達希望日時をご指定いただいているお客様の中には
ご希望通りの配達ができない可能性がございます。

何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。

お荷物の配送状況を以下から確認していただけます。
お荷物伝票番号を入力して発送状況をご確認ください。

—————–【お荷物伝票番号を記載】—————–

[お荷物伝票番号]○○○○○○○○○○○
[配送方法]○○○○○○○○(例:Fedex、DHL )

——————————————————-

※お荷物伝票番号を確認されるタイミングによっては、
まだお荷物伝票番号がシステムに反映されていない場合がございます。
お時間をあけてから再度ご確認下さいますようお願いいたします。

—————–【商品の追跡URL】—————–
Fedex
https://www.fedex.com/ja-jp/home.html

USPS
https://track.aftership.com/usps/CF336409104US?

UPS
https://www.ups.com/track?loc=ja_JP&requester=WT/trackdetails

DHL
———————————————————–
今回のご注文内容は下記の通りです。
—————–【注文情報を記載】—————–
[受注番号]○○○○○○○
[注文日時]○○年○月○日 ○:○:○
[ご注文者] ○○ 様
[支払方法] クレジットカード決済
[商品名] ○○○○○○○○○○
[商品代金] ○○○円
[送料] ○○○円
[合計] ○○○円
—————————————————-
※天候・交通状況により、配送遅延・配達停止となる場合がございます。
予めご了承頂きますようお願い致します。商品到着まで今しばらくお待ちくださいませ。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
—————————————————-
○○ショップ営業日:月~金○○:○○~○○:○○
定休日:土日祝
定休日にいただいたご連絡に関しましては
翌営業日にご回答させていただきます。
住所:〒111-1111 東京都◎◎区◎◎町1-2-3
TEL:03-****-****
店舗連絡先:◎◎@***.co.jp
—————————————————-

アフターフォローメールの例文・テンプレート

個人輸入ビジネスをされてる方なら、一度は経験するのがお客様からのクレームやトラブル対応があります。
商品配送時によくあるトラブルの際に対応すべきフォローメールの定型文をまとめました。
トラブルの際には、迅速・丁寧に連絡をすることが大事になります。

商品が指定日に届かなかった!トラブル時の対応

輸送中の様々な事情で、指定日に届かないことも配送時のトラブルでよくあるケースです。ご注文頂いた商品が、指定日にお届けできずに遅延したことで、お客様からクレームをいただいた際に対応すべきお詫びメールの例文をご紹介します。

〇〇様

先日は当店をご利用いただき誠にありがとうございました。
【ネットショップ名】の店長【○○】と申します。
この度はご希望の配達日時に商品が届かなかったとのこと、
大変申し訳ございませんでした。
当店からは、商品の出荷時に配達希望日時の指定を行ったうえで
配送の手続きを行っておりました。
配送会社に確認いたしましたところ、【配送会社に理由を確認する】の理由で、
配達の日時指定通りのお届けができなかったとのことでした。
今後このようなことがないよう、配送会社に強く申し伝えております。
【○○】様にはお急ぎのところ、大変ご迷惑をおかけいたしましたこと
深くお詫び申し上げます。
—————————————————-
○○ショップ営業日:月~金○○:○○~○○:○○
定休日:土日祝
定休日にいただいたご連絡に関しましては
翌営業日にご回答させていただきます。住所:〒111-1111 東京都◎◎区◎◎町1-2-3
TEL:03-****-****
店舗連絡先:◎◎@***.co.jp
—————————————————-

商品到着後に違う商品が届いた!トラブル時の返品対応

ご注文いただいた商品と違う商品が届き、お客様からクレームをいただいた際に対応すべきお詫びメールの例文をご紹介します。

○○様

先日は当店をご利用いただき誠にありがとうございました。
【ネットショップ名】の店長【○○】と申します。

この度はご注文いただいた商品と異なる商品が届いたとのこと
誠に申し訳ございませんでした。

商品についてお調べいたしましたところ、
メーカーにて、パッケージリニューアルが実施されていたため
商品のパッケージが新しい商品でのお届けとなっておりました。

ご購入いただきました商品ページの商品画像が、
リニューアル前の商品画像であったことも確認いたしました。
ご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございません。

商品ページにも記載しておりますが、パッケージについては
予告なくリニューアルとなる可能性がございます。
今回の商品につきましても、パッケージリニューアルは
実施されておりますが、商品内容については変更等ございません。

もし、以前のパッケージでなければご不用とのことでしたら
商品の返品の対応を実施いたしますのでお手数ですが
当店まで返品依頼のご連絡をお願いいたします。

また、大変恐縮ではございますが、商品の返送については
送料はお客様のご負担にてお願いしております。
何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。

【○○】様にはご注文いただきましたのに、
大変ご迷惑をおかけいたしましたこと深くお詫び申し上げます。

—————————————————-
○○ショップ

営業日:月~金○○:○○~○○:○○
定休日:土日祝
定休日にいただいたご連絡に関しましては
翌営業日にご回答させていただきます。

住所:〒111-1111 東京都◎◎区◎◎町1-2-3
TEL:03-****-****
店舗連絡先:◎◎@***.co.jp
—————————————————-

破損・割れた商品が届いた!トラブル時の交換・交換対応  

商品の破損も、配送時のトラブルでよくあるケースです。ご注文頂いた商品が、輸送中の破損でお客様からクレームをいただいた際に対応すべきお詫びメールの例文をご紹介します。

【○○】様

先日は当店をご利用いただき誠にありがとうございました。
【ネットショップ名】の店長【○○】と申します。
この度はご注文いただいた商品到着時に破損があったとのこと
誠に申し訳ございませんでした。
当店から発送させていただく際には、破損の有無を検品した上で
発送手配を実施させていただいておりました。
おそらく配送途中において、破損したものと思われます。
ご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございません。
商品について、交換の対応を実施させていただきたいと思いますので
お手数ですが、商品の交換にお立合いいただける配達希望日時を
当店までご連絡いただけますでしょうか。
もしくは、商品を当店より引き取りさせていただき、
ご注文をキャンセルの上、ご返金の対応でも可能でございます。
商品の交換の場合は、配達希望日時についてのご連絡をお願いいたします。
返品の上でのご返金についても、ご返金希望と
商品の返品のための引き取りの対応可能な日時を
ご連絡くださいませ。
この度は【○○】様には大変ご迷惑を
おかけいたしましたこと深くお詫び申し上げます。
お手数ですが、ご連絡のほどよろしくお願いいたします。
—————————————————
○○ショップ営業日:月~金○○:○○~○○:○○
定休日:土日祝
定休日にいただいたご連絡に関しましては
翌営業日にご回答させていただきます。
住所:〒111-1111
東京都◎◎区◎◎町1-2-3
TEL:03-****-****
店舗連絡先:◎◎@***.co.jp
—————————————————-

まとめ

今回は、個人輸入ビジネスで必要最低限準備しておくべき定型文・テンプレートをご紹介しました。
ネットショップ運営で毎回使用する定型文や、輸送上のトラブルでよく起きる定型文になりますので、まとめておくと迅速に効率よく対応することができますので、ぜひ活用してみてください。

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