無料で使えるGoogleドライブ、Googleドキュメントの便利な機能一覧まとめ

文書を作成する際には、Microsoftが提供するWordを利用されているという方が多いかと思いますが、業務によっては複数人で作業をしたり、ファイルやフォルダ、画像等を相手に共有するなどのやりとりが発生することも少なくありません。

また、最近では在宅やリモートでお仕事をする方も増えているため、今回は、無料で使えるGoogleドライブ、ドキュメントの便利な機能についてご紹介していきます。

Googleドライブとは

Googleドライブとは、簡単に言うと、Googleが提供している「ファイルの保存場所」のことです。

PCに保存するように、クラウド上に保存することができます。

使い方も設定も簡単で、インターネットにつながってさえいれば、いつでもどこでも、ファイルやフォルダを保存して、スマホやPCなど複数の端末から、同じフォルダやファイルにアクセスして開いたり、編集したりすることができます。

端末とGoogleドライブは同期するので、編集した内容は瞬時に変更・保存される仕組みです。

無料アカウントで、15GBまで利用することができます。

Googleドライブを使う4つのメリット

Googleドライブはとても便利で様々なことができますので、まずはできることを一緒に見ていきましょう。

携帯やパソコンから編集できる

インターネット上にファイルやフォルダを保存して、スマートフォンやタブレット、Windows、Macなど複数のデバイスで開いて、編集することができます。

様々なファイルを管理・保存できる

Googleドライブでは、パソコンに保存できる主要なテキストやシート、PDFファイルや、写真や画像、音声や動画をクラウド上に、保存することができます

  • 写真と画像:jpg、bmp、gifなど、作成した画像や写真ファイル
  • 動画:mp4や.MOVなどの動画ファイル
  • 音声:mp3などの音声ファイル
  • テキストドキュメント:Wordのような文書ファイル
  • スプレッドシート:Excelのような表計算ファイル
  • プレゼンテーションファイル:Powerpoint、Keynoteのようなファイル
  • PDF:アドビシステムズが提供する電子上の文書フォーマット
  • フォルダ:上記のファイルを1つのフォルダにまとめられる

ファイル形式を自由に変更できる

Googleドライブで作成されたドキュメントは、ファイル形式を自由に変えられるので、変換して異なるフォーマットのファイルとして利用することができます。

例えば、ワードの文書をPDF形式にしたり、PDFファイルをエクセルの表計算形式にすることができます。

共有・リアルタイム編集ができる

リンクのURLを他の方に教えるだけで、他の方がファイルを閲覧することができるようになるだけでなく、公開設定オプションを「共同編集者」にすると、コメントを利用したトークも可能になります。

Googleドライブの登録方法

Googleドライブの登録は、特別に何かダウンロードする必要がありません。

こちらからアクセスすることができます。

https://drive.google.com/drive/u/0/my-drive 

Gooleドライブの使い方

それでは、実際にGoogleドライブの使い方をご紹介します。

使い方は、とても簡単です。基本的な流れは、以下のようになります。

フォルダを作成する方法

新規でフォルダを作成する方法を見ていきましょう。

①左サイドの『新規』ボタンをクリックします。

②『フォルダ』をクリックします

③新しい『フォルダ』が表示されます。
名前を入力後、右下の『作成』ボタンをクリックします。

ファイルをアップロードする方法

①『ファイルのアップロード』をクリックします。すると、以下の画像のような画面になりますので、『空白のドキュメント』をクリックします。

ファイルやフォルダを選択できるので、ダウンロードしたい指定のファイルやフォルダを選んで、「選択」をクリックすれば、アップロード完了です。

他のユーザーとファイルを共有する方法

①誰かと「共有」したいときは、共有したいファイルやフォルダ上で「右クリック」します。

すると、メニューが表示されますので「共有」をクリックします。

②「他のユーザーと共有」が表示されますので、「名前」か「メールアドレス」で指定して相手を選んでください。

③「リンクを知っている全員が編集可」の横の矢印からたところで

  • 「編集可」
  • 「コメント可」
  • 「閲覧可」

などの「権限」も設定することができます。

ただ閲覧のみしてもらう場合は、『共有可能なリンクを取得』をクリックします。

ファイルへのURLがコピーされるので、そのリンクをメッセージで送れば、共有することができます。

ファイルをダウンロードする方法

①ファイルやフォルダをダウンロードしたいときは、ダウンロードしたいファイルやフォルダ上で右クリックをします。

下の図のように、メニューバーが表示されます。

 

②「ダウンロード」をクリックすると、パソコンにダウンロード・保存することができます。

Googleドキュメントとは?

Googleドキュメントは、Googleが提供する文書作成ツールで、Googleのアカウントを持っていれば、誰でも無料で利用できます。

使い方や機能は、Microsoft Wordとほぼ同じです。

オンライン上で文書の作成を無料で行うことができます。

オンラインなので、他のユーザとのドキュメント共有ができ、編集内容もGoogleのサーバー上に保存されるため、「上書き保存」などの操作も不要です。

Googleドキュメントを使うメリット

スマホやパソコンどちらでも利用することができる

Googleドキュメントは、インターネット(クラウド上)の「Googleドライブ」に保存されます。

その為、インターネットにつながっていれば、他のスマートフォンやパソコンからでも利用することができます。

パソコンもWindows、Macどちらからでも作成が可能です。

他のユーザーと複数人で同時編集ができる

Googleドキュメントは、複数人で同時に編集することができます。

また、各ドキュメント毎に『閲覧』『編集』の公開範囲を設定できるので、特定の方との同時編集や公開も可能です。

Googeleドキュメントの登録の方法

Googleドキュメントは、Googleアカウント持っていれば、特に何かダウンロードする必要もなく簡単に使うことができます。

下の図のように、Googleドライブの『Googleドキュメント』から利用していきましょう。

他にも、GoogleChromeを開いた状態で、右上のGoogleアプリをクリックすると、アプリ一覧が表示されますので、

その中から『Googleドキュメント』にアクセスすることができます。

Googleドキュメントの使い方

Googleドキュメントで新規作成をする

Googleドキュメントをクリックして、『空白のドキュメント』を押しましょう。

Wordテキストのような白紙が開かれるので、『新規作成』をすることができるようになります。

文字のレイアウトや画像を挿入する

文字の装飾や画像の挿入、文字の配置やインデントなど、文書作成に関するメニューは全て上部にあります。

Wordと同じようになレイアウトになっています。

 見出し・タイトルを設定する

タイトルの変更は、タイトル部分を直接クリックすれば、変更することができます。

①タイトルの『無題のドキュメント』をクリックします

②タイトルは、直接入力をすることができます。

デフォルトで、文書の一番上のテキストが入るようになっています。

こちらでは、『ドキュメントの使い方』とタイトルをつけました。

 目次を表示する

「目次」を作成すると、ページが長くなった場合に、アウトライン機能を活用して、目的の場所にすぐに移動することができます。

①まず、目次のウィンドウを表示させます。
「表示」→「ドキュメントの概要を表示」をクリックします。

②画面左側に『概要』ウィンドウが表示されます。

③目次の作成には見出し機能を使います。
位置として設定したいテキストを選択し「見出し1」をクリックします。

④概要ウィンドウに見出し1に設定したテキストが表示されます。

⑤他にも見出しとして設定したいテキストを選択し、「見出し1」をクリックします。

⑤概要欄の目的のタイトルをクリックすると、どのページを表示していても、自動的に目的の位置までワンクリックで飛んでくれます。

文字数を確認する方法

Googleドキュメントの中にあるアドオンで、文字数を確認することができます。

ライティングをしながら、「今どれくらい進んでて、いつまでに終わるのか?が把握できるのが最大のメリットです。

リアルタイムで文字数を確認することによって、

  • 自分の今の執筆スピードがどれくらいか
  • 目標の文字数までどれぐらいか?

もリアルタイムで確認できるので、とても便利です。

 

それでは、早速アドオンを取得していきましょう。

①メニュー見出しから アドオン取得 を選択します

②検索窓にキーワード『Better Word Count』を入力する

③Better Word countが表示されたら右側の『無料』ボタンを押して追加します

④自分のGmailアカウントにBetter Word Countのアクセスを許可します

Better Word CountがGoogleアカウントへのアクセスをリクエストしていますという表示が出るので、右下の『許可』をクリックします。

⑤メニュー画面からBetter Word Countから

『Open Sidebar』をクリックします

⑥右サイドバーに『現在の文字数』が表示されます

画像を挿入する方法

Googleドキュメントに、保存ファイルから写真や画像を挿入することもできます。

①挿入タブから『画像』をクリックします。

取り込む方法はいくつかありますが、こちらでは『パソコンからアップロード』をクリックします。

②指定の画像を選択して、画像を挿入します

画像が挿入されました。

音声入力で入力する方法

Googleドキュメントは音声入力機能が備わっています。

※マイクが付いているパソコンやスマートフォンをご利用ください。

ノートパソコンなどは元々付いているものが多いです。

 

①「ツール」メニューから「音声入力」を選択します

②ドキュメントの左側にマイクのマークが表示されます。

『google.comがマイクを使用するか許可を求めています』とポップアップが表示されるので、

『許可』をクリックします。

③マイクをクリックして、話します

すると、話した言葉が音声入力機能で、テキストで入力されます。

Word形式へエクスポートして保存する

ファイルとして書き出したい場合は、Word形式で、書き出すこともできます。

  1. ファイルをクリックします
  2. 形式を指定してダウンロードする
  3. Microsoft Word(.docx)を選択する
  4. 名前をつけて、保存場所を指定して「保存」します

ワードの他にも、

  • Openドキュメント形式(.odt)
  • リッチテキスト形式(.rtf)
  • PDFドキュメント(.pdf)
  • 書式なしテキスト(.txt)
  • Webページ(.html,zip)
  • EPUB pablication(.epub)

で書き出すことができます。

書き出しをした場合、レイアウトなどが崩れてしまうこともありますので、書き出した後に、確認しましょう。

編集した箇所がひと目でわかる「提案モード」

ここでは「提案モード」という機能を使います。

これは、複数人で1つの文書を編集する際に、誰がどこを編集したのか一目でわかる機能です。

①テキストの編集を行う前に、右上の『鉛筆マーク』をクリックします

②『提案』モードをクリックします

鉛筆マークが緑色の吹き出しマークに変わったら、提案モードが起動している状態です。

そのままテキストを追加してみましょう。

自動的に画面右側に追加したコメントと、文書中のテキストは緑色に光ります。

『提案』モードを使用すると、すべて共有しているユーザーにも、同じ画面が表示されます。
編集した内容がひと目でわかるため複数人で編集する際には、便利な機能です。

Googleドキュメントを共有する方法

Googleドキュメントを共有する方法は、2通りの方法があります。

  • Googleアカウントで招待する
  • 共有可能なURLを取得する

1つずつご紹介していきます。

Googleアカウントで招待する場合

①右上の共有ボタンをクリックします

②共有したいユーザーの『Gmailアドレス』を入力します

③権限のランクを設定し「送信」します

この場合、ユーザーごとに権限のランクを決めることができます。

権限のランクには、

  • 「閲覧のみ」
  • 「コメントのみ可」
  • 「編集可」

があります。

招待されたユーザーは、Gmailに届く招待メールから、Googleドキュメントへアクセスすることができます。

共有可能なURLを取得する場合

①右上の「共有可能なリンクを取得」をクリックします

②権限のランクを選択します

権限のランクには、

  • 「閲覧のみ」
  • 「コメントのみ可」
  • 「編集可」

があります。

③「リンクをコピー」し、共有したいユーザーへURLを伝えます

こちらの方法ではGoogleアカウントを持っていないユーザーでも、Googleドキュメントへアクセスし、閲覧や編集をすることができます。

まとめ

これまで、GoogleドライブやGoogleドキュメントを使って、どんなことができるのか、基本的な機能をご紹介してきましたが、いかがでしでしょうか?

GoogleドライブやGoogleドキュメントは、場所も選ばず、スマホやPCなど環境を変えても、利用することができる便利なツールです。

しかも、無料で簡単に利用ができて、複数人で同時編集ができたり、共有することもできます。

まだ利用していない方は、この機会にぜひ活用してみてください。

1 個のコメント

  • ありがとうございます。
    何も知らずに使っていました、ざっと読んだだけでは頭に入らないので使っていきたいと思います。